Die XRechnung

XRechnung – der Standard verspricht Sicherheit und mehr Effizienz

Wenn Sie die täglich bei Ihnen eingehenden Rechnungen betrachten, wird Ihnen vermutlich auffallen, dass kaum eines der Dokumente dem anderen entspricht. Auch wenn sich gewisse Standards durchgesetzt haben und einige Pflichtangaben für eine rechtssichere Rechnung unverzichtbar sind, bleibt für den Absender doch ein hohes Maß an Kreativität erhalten. Im Ergebnis ist die Orientierung auf Rechnungsdokumenten, sowohl im B2C als auch im B2B, oftmals eine Herausforderung. Müssen Rechnungsdaten in ein digitales System übernommen werden, bedeutet dies vor allen Dingen zusätzlichen Aufwand und ein hohes Fehlerrisiko.

Auslaufmodell Papierrechnung

Bis heute wird die überwiegende Mehrheit der täglich zwischen Unternehmen ausgetauschten Rechnungen in Papierform übersandt. Eine bewährte Methode, die jedoch im Zeitalter der Digitalisierung wenig effizient und schon gar nicht nachhaltig erscheint. Immer mehr Unternehmen beginnen zwar inzwischen damit, Rechnungen digital zu versenden, dies bedeutet in der Praxis jedoch meistens, dass klassische Rechnungsdokumente als pdf-Datei per Mail versandt werden. Dies spart zwar Papier, macht den Umgang mit Rechnungen aber nicht einfacher.

Nicht zuletzt im Sinne einer Vorbildfunktion hat der Rat der Europäischen Union bereits 2014 mit der Verabschiedung einer EU-Richtlinie Grundlagen für die Einführung der elektronischen Rechnung in der Verwaltung geschaffen. Mit ihrer Hilfe soll es langfristig gelingen, EU-weit Papier im Gegenwert von geschätzt 2,3 Mrd. Euro einzusparen und gleichzeitig die Umwelt zu entlasten. Dabei geht es nicht allein darum, Rechnungen zu digitalisieren, sondern auch um eine einheitliche Norm hinsichtlich der Gestaltung des Rechnungsdokuments.

Im Kern der EU-Richtlinie stand bereits 2014 die Entscheidung, dass Behörden Rechnungen von Unternehmen an Behörden im Rahmen einer öffentlichen Beschaffung in elektronischer Form akzeptieren müssen.

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 (BGBI. I S. 770) wird die EU-Richtlinie in deutsches Recht überführt und zusätzlich verschärft.

Inhaltliche und strukturelle Anforderungen

Neben dem Gedanken, mit dem digitalisierten Rechnungsversand Ressourcen zu schonen, soll die XRechnung die Möglichkeit bieten, eingehende Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand zu verarbeiten und so zum Beispiel die relevanten Inhalte in andere Systeme zu übernehmen. Im ersten Schritt wurde deshalb definiert, welche Informationen eine Rechnung nach dem XRechnungs-Standard beinhalten muss. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um all jene Informationen, die auch schon zuvor für eine Rechnung verpflichtend waren.

Angaben und Inhalte

Eine XRechnung enthält Angaben zum Rechnungssteller:

Umsatzsteuer-ID
Kreditorennummer
Kennung der Rechtsform
Name des Rechnungsstellers
Anschrift des Rechnungsstellers
Kontaktdaten des Rechnungsstellers

Zum Empfänger der Rechnung sind folgende Daten enthalten:

Name des Rechnungsempfängers
Anschrift des Rechnungsempfängers
Kontaktdaten des Rechnungsempfängers

Darüber hinaus umfasst die XRechnung:

Leistungspositionen
Vertragsnummer
Bestellnummer
Auftragsnummer
Bankverbindungsdaten
Rechnungsnummer
Zahlungsbedingungen
Rechnungsbeträge

Zur Übertragung der Daten nutzt die XRechnung das Extensible Markup Language Format (XML). Im Gegensatz zu klassischen Dateiformaten handelt es sich hierbei um eine Auszeichnungssprache, die Daten menschen- und maschinenlesbar in einer Textdatei speichert und damit systemunabhängig nutzbar ist.