Die E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnung – früher oder später erwischt es jeden

Nach zähem Ringen hat das Wachstumschancengesetz Ende März 2024 den Bundesrat passiert. Damit treten weitreichende Maßnahmen zur Förderung des Wirtschaftsstandortes Deutschland, zur Steigerung der Investitionsbereitschaft, zur Erhöhung der Innovationskraft und zur Steuerfairness in Kraft. Damit verbunden soll zukünftig die elektronische Rechnung, als Teil eines elektronischen Meldesystems, europäische Vorgaben für eine gemeinsames System der Rechnungsstellung in der EU umsetzen. Darüber hinaus soll die E-Rechnungspflicht den Prozess durch Vereinheitlichung vereinfachen und durch mehr Transparenz Steuerbetrug verhindern. Wir erklären Ihnen, welche Konsequenzen sich aus der E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen ergeben und wann für Sie der Startschuss fällt.

Selbstständige und alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen (XML-basiert / CEN-Norm EN16931) empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren können. Auch das Senden von Rechnung im XML-Format wird, mit Übergangsfristen, verpflichtend.

Kurz und knapp:
die E-Rechnung

Einen Überblick darüber, worum es sich bei einer elektronischen Rechnung handelt, haben wir Ihnen bereits mit unserem Beitrag zur XRechnung vermittelt.

Im Sinne des Wachstumschancengesetzes besteht ihre Aufgabe darin, die Papierrechnung und andere Varianten des digitalen Rechnungsversands, wie zum Beispiel die pdf-Rechnung, national und langfristig auch international zu ersetzen. Damit soll eine Grundlage zur elektronischen Verarbeitung von Rechnungen geschaffen werden, die den gesamten Prozess der Erstellung und des Versands sowie des Empfangs und der Datenverarbeitung einer Rechnung sowohl inhaltlich als auch systematisch vereinheitlicht und damit systemübergreifend vereinfacht und transparent zugänglich macht.

Auch wenn auch in der Vergangenheit bereits sowohl im B2B als auch im B2C grundlegende Vorschriften für die inhaltliche Gestaltung einer Rechnung bestanden, machte es die Vielfalt an Möglichkeiten, diese Inhalte zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber auszutauschen, kompliziert mit allen vorhandenen Systemen Daten reibungslos und ohne zusätzlichen Aufwand zu übernehmen und zum Beispiel auch mit Steuerbehörden auszutauschen. Mit der Schaffung eines einheitlichen Standards in Hinblick auf die Systematik der Datenübertragung soll dieser gesamte Austausch vereinfacht werden.

Wer, was, wann und wie überhaupt?

Die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführten neuen Vorschriften gelten dabei im ersten Schritt ausschließlich für den B2B und B2G-Sektor. Das heißt, nur wenn Unternehmen Rechnungen an Unternehmen stellen, muss dies in vereinheitlicht elektronischer Form geschehen. Darüber hinaus gilt die Vorschrift vorerst nur für den Austausch zwischen im Inland ansässige Unternehmen. Dabei spielt der Umsatz des leistenden Unternehmens grundsätzlich keine Rolle. Das heißt, prinzipiell sind Konzerne, Mittelständler und Kleinunternehmer gleichermaßen betroffen. Ausnahmen gibt es lediglich in Hinblick auf die Rechnungshöhe: Bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen fallen nach aktueller Regelung nicht unter die E-Rechnungspflicht.

Auch, wenn Sie sich entscheiden sollten, mit dem Senden von E-Rechnungen noch zu warten und die Übergangsfristen auszunutzen, müssen Sie ab dem 1. Januar 2025 laut Gesetzt in der Lage sein, E-Rechnungen anderer Unternehmen, also Ihre Eingangsrechnungen, zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.

Das Ende der Papierrechnung mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung steht damit für den 1. Januar 2025 in Aussicht. Dabei ist den Vätern und Müttern des Gesetzes natürlich bewusst, dass ein solcher Eingriff in den meist langjährig perfektionierten Alltag in Unternehmen nicht sprichwörtlich im Handumdrehen erfolgen kann. Deshalb gibt es, wie für vergleichbare Gesetze üblich, auch hier Übergangsfristen.

Fristen für das Empfangen und Senden von E-Rechnungen

Ab 1. Januar 2025 (Empfang von E-Rechnungen)

Elektronische Rechnungen (XML-basiert / CEN-Norm EN16931) müssen empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren werden können. Eine E-Rechnung darf der Rechnungsempfänger nicht ablehnen.

1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 (Erstellen und Senden von E-Rechnungen)

Umsätze, die in diesem Zeitraum ausgeführt wurden (grundsätzlich gilt weiterhin: Im B2B können zwischen Ausführung der Leistung und Rechnungsstellung bis zu 6 Monate vergehen), dürfen weiterhin mit einer konventionellen Papierrechnung fakturiert werden. Ebenso können weiterhin elektronische Rechnungsformate, wie die PDF-Datei genutzt werden, die nicht den Vorgaben der neuen E-Rechnungspflicht entsprechen. Für diese Form der Rechnungsstellung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich!

1. Januar bis 31. Dezember 2027

Auch im Jahr 2027 gilt die Übergangsregelung wie in den beiden Vorjahren. Die beschriebenen Möglichkeiten der Rechnungsstellung gelten jedoch im Jahr 2027 ausschließlich für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Wird diese Grenze überschritten, bleibt alternativ zur neuen elektronischen Rechnung nur noch das EDI-Verfahren zum elektronischen Datenaustausch.

1. Januar bis 31. Dezember 2027

Auch im Jahr 2027 gilt die Übergangsregelung wie in den beiden Vorjahren. Die beschriebenen Möglichkeiten der Rechnungsstellung gelten jedoch im Jahr 2027 ausschließlich für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Wird diese Grenze überschritten, bleibt alternativ zur neuen elektronischen Rechnung nur noch das EDI-Verfahren zum elektronischen Datenaustausch.

Ab 1. Januar 2028

Ab 2028 gilt die vollständige Pflicht (ausgenommen genannte umsatzsteuerfreie Beträge und Kleinbetragsrechnungen) zur Einhaltung der Anforderungen an die elektronische Rechnung und ihre Übermittlung. Einzige Ausnahme ist hierbei wiederum die Verwendung des EDI-Verfahrens, nun aber unter der Voraussetzung, dass umsatzsteuerrelevante Daten aus dem Rechnungsformat korrekt und vollständig extrahiert und in andere Systeme übertragen werden können.

Geben und Nehmen – die E-Rechnungspflicht für Rechnungsempfänger

Auch Rechnungsempfänger können sich nicht zurücklehnen und das Geschehen unbeteiligt beobachten. Mit der E-Rechnungspflicht für den Versender geht auch eine E-Rechnungspflicht für den Empfänger einher. Das heißt konkret, ab 1. Januar 2025 müssen Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorschriften zu empfangen, verarbeiten und rechtsicher archivieren zu können.

Damit ist hier der Druck sogar noch höher, da sich der Empfänger nicht auf Übergangsfristen berufen kann, wenn sein Gegenüber bereits frühzeitig entscheidet, die neuen Standards zu erfüllen. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich bzw. nur dann, wenn der Rechnungsaussteller im Rahmen der Übergangsfrist ein „altes“ Format für elektronische Rechnungen verwenden möchte.

(Schon-)Fristen sollte man nicht ausreizen

Auch wenn der Gesetzgeber mit den vorgenannten Fristen vielen Unternehmen die Möglichkeit gibt, sich in Ruhe mit dem Thema E-Rechnung und den individuellen Anforderungen an die Umsetzung der Pflicht auseinanderzusetzen, ist es nicht empfehlenswert, länger als unbedingt erforderlich zu warten.

Unternehmen sind gut beraten, lieber früher als später das Thema E-Rechnungspflicht auf ihre Tagesordnung zu setzen und lieber zu früh als zu spät damit zu beginnen, Strategien zu entwickeln und infrastrukturelle Voraussetzungen zu schaffen, die einen Übergang reibungslos ermöglichen. Dies gilt, wie beschrieben, nicht zuletzt auch aus der Perspektive des Rechnungsempfängers. Es ist davon auszugehen, dass sich eine Vielzahl von Unternehmen, gerade solche mit den erforderlichen Ressourcen, frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht einstellen werden.

Nach aktuellem Stand kann das für Rechnungsempfänger bedeuten, dass sie buchstäblich gezwungen werden, parallel dazu auch ihre Systeme fit für eingehende E-Rechnungen zu machen, da ihnen ansonsten die Zusammenarbeit mit bewährten Partner und Zulieferern deutlich erschwert, wenn nicht sogar unmöglich gemacht wird.